ビジネスメールの書き方を教えて！
ビジネスメールの書き方って誰も教えてくれないですよね。しかしビジネスメールは社会人にとって基本中のキホンです。
「今さら聞けない」とお困りのあなたにビジネスメールの基本を紹介していきましょう。
今回は社会人なら身に着けておくべき基本のルールから、よく使われるフレーズまで紹介してきます。
ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスメールよく使う言葉を紹介
ビジネスメールでよく使うフレーズをまとめました。
ビジネスメールで普段使っている言葉をそのまま使うと、失礼になることがあります。これってどう言い換えるの？と疑問に感じたら、すぐに検索し正しい言葉でメールを送りましょう。
- あいさつのフレーズ
- お断りのフレーズ
- お礼のフレーズ
- お詫びのフレーズ
- 返信不要のフレーズ
上記5つの状況別に、よく使うフレーズを紹介していきます。
あいさつのフレーズ
- よろしくお願いいたします。
- 今後ともよろしくお願いします。
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- ご確認よろしくお願いいたします。
- ご検討よろしくお願いいたします。
お断りのフレーズ
- せっかくのお誘いですが、残念ながら参加できそうにありません。
- さっそくのお誘いですが、先約があり参加できません。
- あいにく先約がありまして、どうしても行くことができません。
- まことに残念ですが、今回は見送らせていただきたいと存じます。
お礼のフレーズ
- ご協力いただき、ありがとうございます。
- 〇〇部一同、深く感謝しております。
- 心よりお礼申し上げます。
- お礼の申し上げようもございません。
- 感謝しております。
- 感激しております。
お詫びのフレーズ
- ご要望に沿えず、申し訳ありません。
- 度重なる失礼、大変申し訳ございませんでした。
- この度は、多大なご迷惑をおかけして心から申し訳なく存じます。
- お返事が遅れてすみませんでした。
- 大変申し訳ございません。
返信不要のフレーズ
- なお、返信は不要です。
- ご確認いただければ、返信は無用です。
- 何か不都合がありましたら、お知らせくださいませ。
全ビジネスマンへ！よく使う言い換えフレーズ42選
ビジネスメールで間違った言い回しを使っていませんか？
よくある間違いを正し、正しい言い換えでメールを送りましょう。
| Before | After |
| はじめまして | はじめまして、○○会社○○部の○○です。 |
| はじめて連絡します | はじめてご連絡いたします。 |
| 突然失礼します | 突然のメールで失礼いたします。 |
| 久しぶり | ご無沙汰しております。 |
| お世話になっております。 | 日頃は大変お世話になっております。 |
| 連絡ありがとう | ご連絡ありがとうございます。 |
| 返信ありがとう | ご返信いただきありがとうございます。 |
| ～してください。 | ～して頂けると幸いです。 |
| ～的には | ～としては |
| ～についてお聞きしました | ～について拝聴しました |
| ～になります。 | ～です。 |
| 後で | 後ほど |
| お忙しいところ | ご多用のところ |
| お伺いします | 伺います |
| お体ご自愛ください | どうぞご自愛ください |
| 思います | 存じます |
| お分かりになりますか | ご不明点はございませんか |
| 各位様 | 各位 |
| 下さい | ください |
| ご確認ください | ご査収ください。 |
| ご承知おきください | お含みおきください |
| 今回 | このたび |
| 参考になりました | 勉強になりました |
| すいません | 申し訳ございません。 |
| 大丈夫です | 問題ございません。 |
| たのしかった | 楽しく過ごしました |
| つもりです | 所存です。 |
| できません | 今はできませんが、～までには対応が可能です。 |
| どうしますか | いかがいたしますか |
| 殿 | 様 |
| 取り急ぎ | まずは |
| とんでもございません。 | とんでもないことでございます。 |
| 何度も申し訳ございません | 失礼ながら重ねて申し上げます。 |
| 申されました | おっしゃいました |
| 申し上げたいので | 申し上げたく |
| 役不足 | 力不足 |
| やらせてください | 担当する、務める |
| よろしかったでしょうか | よろしいでしょうか |
| 了解 | 承知いたしました。かしこまりました。 |
| 連絡させていただく | 連絡いたします |
| わが社 | 弊社 |
| 私たち | 私ども |
ビジネスメール3つの基本ルール
ビジネスメールを書き始めるまえに、ビジネスメールには基本のルールがあります。
ビジネスメールは3つの形で構成するのがルールです。
- あいさつ
- 名乗り
- 結び
上記3つの構成を崩さずに、わかりやすくシンプルな内容になるよう心掛ける必要があります。
どのように構成していくのか、例文を用いながら紹介していきましょう。
あいさつ
ビジネスメールは「あいさつ」から書き始めます。
- 突然のご連絡失礼いたします。
- いつもお世話になっております。
- ご無沙汰しております。
上記3つの例文のように、まずは状況に適したあいさつを入れましょう。
あいさつの言葉は、状況に応じて変える必要があります。
名乗り
あいさつ後は、名乗ることを忘れないようにしましょう。
誰から来たメールなのかを明確にしすぐに分かるようにします。
名乗りは会社名・部署名・名前を入れるようにしましょう。
結び
文章の最後は、結びで終わらせます。
- お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。
- 何卒宜しくお願い致します。
- 今度ともよろしくお願いいたします。
- ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
- ご一読のほどお願いします。
結びで使われるフレーズは基本的に同じですが、たくさん覚えておけば言い回しのバリエーションが増えるでしょう。
TO・CC・BCCの使い方
ビジネスメール送信時には、TO・CC・BCCの3つに送信先アドレスを追加することができます。
どのように使うものなのか、よくわからないでいませんか？
TO・CC・BCCの使い方を学んで正しく使用するようにしましょう。
TOの使い方
メールを送信したいメインとなる方のメールアドレスを入力しましょう。
この人宛にメールを送っています／この人に作業・処理をしてほしい／この人から返信が欲しいという意志表示をすることができます。
CCの使い方
TOに入力する宛先とは別に、メール内容を共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。しかし、CCに入力したメールアドレスは、メールの送信者全員に開示されるので注意しましょう。面識がない相手や、機密情報を誤って送信してしまわぬように注意する必要があります。
BCCの使い方
BCCに入力したメールアドレスは、TOやCCに入力した送信者には表示されません。
面識がない相手へ一斉送信をする場合などで活用することが可能です。
ビジネスメールの書き方
ビジネスメールの基本的な書き方が分からない。
ビジネスメールの中でも、抑えておくべきポイントは3つあります。
- 件名の書き方
- 宛名の書き方
- 署名の書き方
上記3つの書き方次第で、相手に与える印象が大きく変わってくるでしょう。
さっそく3つの書き方について詳しく紹介していきます。
件名の書き方
1つ目の書き方は、件名です。
件名は相手の目に一番最初に触れる部分であり、一番重要なポイントとも言えます。
膨大なメールの中から、あなたのメールを読んでもらうためにも件名で内容を明確にし簡潔に伝える必要があるのです。
- 【株式会社〇〇 鈴木太郎】△月△日の打合せについて
- 引継ぎのご挨拶 株式会社〇〇 鈴木太郎
- 〇〇イベント開催のお知らせ
- 〇〇打合せのお礼
- 営業同行のお礼
- 【〇〇商品の件について】見積書を添付しております
上記例のように、件名を読めばメールの内容が分かるようにします。
Re:は適度に消す
メールで何度もやり取りをしていると、件名部分にRe:Re:Re:Re:…と重なってしまうことがありますよね。この場合は2.3回のやり取り後、適度に書き直すようにしましょう。あまりにも連なっていると、手を抜いているのでは？と感じさせてしまうことがあるので注意が必要です。
緊急性が高い要素の使い分け
緊急時や重要度の高いメールを送信するときは、件名に【】や”緊急””重要”といった表記を用います。
しかし使い過ぎには注意が必要です。あまり多用しすぎてしまうと、どのメールが緊急性の高いメールなのか分からなくなってしまいます。
宛名の書き方
2つ目の書き方は、宛名です。
宛名はメールを送信する相手の会社名・部署名・役職名・名前や敬称を入力します。
宛名は間違えてしまわぬように、送信前には入念なチェックが必要です。
株式会社〇〇 営業部 部長
鈴木太郎様
上記のように分かる範囲で入力をします。名前は苗字のみでもOKですが、フルネームが分かる場合にはフルネームで記載しましょう。
団体宛に送信する場合
個人ではなく、団体宛に送信する場合は「御中」を付けて送信します。
株式会社〇〇 営業部御中
複数名に送信する場合
担当者が分からない場合は、複数名に送信する場合は「各位」を付けて送信しましょう。
株式会社〇〇 営業部各位
署名の書き方
3つ目の書き方は、署名です。
署名には、メール送信者の氏名やメールアドレス、電話番号などの基本情報を記載します。
メール上の名刺代わりですので、記載情報に誤りがないように注意しましょう。
————————————
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課
鈴木太郎
〇〇〇＠gmail.com
〒100-0014 東京都千代田区永田町1丁目7−1
TEL 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
————————————
基本情報さえ記載していれば形式は自由とされています。
見やすくシンプルなテンプレートを保存しておくと良いでしょう。
ビジネスメール5つの注意点
ビジネスメールを送信するときに、注意すべき点はあるのかな？
ビジネスメールを送信する際に注意してほしい5つの注意点を紹介します。
- ① メールが適切でない場合もある
- ② 読みやすく伝わるメールを意識
- ③ 空白行を取る
- ④ ５W１Hを意識する
- ⑤ 記号や線を使う
ビジネスメールにおいて、大事なのはメールの内容を相手に伝えるということです。
時にはメールではなく、違う方法で伝えるべきこともあります。
どのようにすればメールが正しく伝わるのか、5つの注意点を紹介していきましょう。
メールが適切でない場合もある
1つ目の注意点は、メールが適切でない場合もあるということです。
緊急時など急ぎの要件の場合には、メールではなく電話で要件を伝える方が適しています。なぜならメールだと、すぐにメッセージを読んでもらえない可能性があるからです。どうしてもメールで送りたい場合には、電話をしてメールを見てもらうよう催促をしましょう。
読みやすく伝わるメールを意識
2つ目の注意点は、読みやすく伝わるメールを意識するということです。
重要な内容のメールでも、中身が読みづらく伝わらなければ意味がありません。
- 書式は読みやすいものを選ぶ
- 横幅は35文字以内に抑える
上記２つのことを意識して、メールを送るようにしましょう。
メール文章は35文字程度で改行することをオススメします。
横幅が長すぎると、受信者側の表示限界で改行位置がずれる可能性があるからです。
読みやすいメールにするためにも、表示限界内40字を超えない35文字以内で作成する必要があります。
空白行を取る
3つ目の注意点は、空白行を取るということです。
メール本文内では、適度に空白行を取る様にしましょう。
パソコンのモニター画面を長い時間見ていると、目が疲れてしまいます。
目を少しでも疲れさせないためにも、空白行を多めにとってあげた方が親切と言えるでしょう。
5W1Hを意識する
4つ目の注意点は、5W1Hを意識するということです。
5W1Hとは、Who（誰が）When（いつ）Where（どこで）What（なにを）Why（なぜ）How（どのように）を示すことばになります。
- Who（誰が）：主催・実施者
- When（いつ）：年・月・日・時間・期間
- Where（どこで）：場所・地域・会場
- What（なにを）：目的
- Why（なぜ）：理由・経緯
- How（どのように）：詳細内容・方法
ビジネスメールでも5W1Hを意識し文章を構成することで、相手に伝えたい情報を明確かつ過不足なく伝えることが可能です。
記号や線を使う
5つ目の注意点は、記号や線を使うということです。
メールの中身が複雑であったり、要件が複数ある場合には区切り線や〇◆◇▲などの記号を使ってメールにメリハリをつける様にしましょう。
ズラズラと書かれている文章よりも、メリハリのある文章の方が読みやすくなります。
まとめ
ビジネスメールの書き方について詳しく紹介してきました。
ビジネスメールは社会人にとって基本中のキホンです。
社外で恥ずかしい思いをしないためにも、正しい書き方・言い換えでメールを送るようにしましょう。
